¿CÓMO FUNCIONA ZOHO CRM? GUÍA BÁSICA

Zoho CRM (Customer Relationship Management) es la herramienta más potente y premiada del mercado para ventas y marketing que te permite automatizar todos los procesos de gestión y seguimiento de tus clientes. Si te perdiste las ventajas de este CRM, ¡revisa este post! Entre sus funcionalidades más valoradas encontramos:

• Información de leads o clientes potenciales centralizada.
• Automatización de procesos de negocio y eliminación de tareas repetitivas. Con esto ayudarás a tu departamento de ventas a dedicar la mayor parte de su tiempo en tareas que generen valor para tu empresa.
• Configuración de alertas y notificaciones para no desperdiciar ninguna oportunidad de venta.
• Ayuda a la toma de decisiones con gráficos y KPIS, de forma muy visual e intuitiva.

Este software conecta tu empresa con los clientes, ayudándote de forma integral con todos los procesos comerciales. Suena bien, ¿verdad? En este post te facilitamos una guía básica de cómo se utiliza este sistema para que lo integres en tu empresa cuanto antes. ¿Preparado? ¡Allá vamos!

PASO 1: DARTE DE ALTA COMO USUARIO

En la página web de Zoho o en la de cualquiera de sus partners, como Pinout Solutions, podemos crear una cuenta gratuita para empezar a utilizar este CRM y ver lo que puede llegar a ofrecer a nuestra empresa. Para ello, rellenaremos los datos que nos piden (nombre de la empresa, correo electrónico, contraseña, teléfono y país), aceptaremos las condiciones de uso y clicaremos en el botón de registro. Una vez registrados, tendremos que verificar la cuenta desde el correo que hemos facilitado y un enlace para acceder a la cuenta.

PASO 2: DENTRO DE ZOHO CRM

Después de volver a poner el nombre de la empresa, un teléfono y la zona horaria y moneda, Zoho CRM nos propone cargar datos de muestra. Esta acción será aconsejable porque nos permitirá hacer pruebas con los datos que nos proporciona Zoho, pudiendo eliminarlos posteriormente si queremos.

PASO 3: CREACIÓN DE USUARIOS

En este paso daremos de alta a todos los usuarios de nuestro CRM en el bloque de configuración de usuarios, que nos permite irlos añadiéndolos y registrar los datos de cada uno. Cuando terminemos de registrar un usuario, la herramienta le mandará un correo electrónico con una invitación para unirse, por lo que es muy importante que rellenemos este campo correctamente. También nos pedirán que definamos el roll del usuario que estamos registrando (para determinar la información a la que podrá acceder) y el perfil (que determinará hasta qué punto el usuario podrá configurar o administrar la herramienta).

PASO 4: FAMILIARIZARNOS CON LOS MÓDULOS Y TASKBOARD O PANEL DE INICIO

Una vez creados los usuarios, iremos a la página principal y en el menú horizontal veremos todos los módulos que tenemos dentro de ZOHO CRM (Inicio, contactos, cuentas, leads, actividades, informes, etc.) Toda la información de este panel es 100% configurable en el apartado de personalización, donde podremos organizar y elegir los módulos que queremos o no mostrar en el menú. También nos permite cambiar el nombre a los módulos por alguno con el que nos sintamos más cómodos o que vaya más acorde con nuestra empresa. Además, todos los reportes de nuestro taskboard o panel de inicio serán en tiempo real, lo que supone una gran ventaja para nuestro negocio.

PASO 5: PREPARAR LA HERRAMIENTA PARA TRABAJAR

A continuación, vamos a ver los apartados de la configuración de nuestro CRM para ponerlo a punto.

1. CONFIGURACIÓN GENERAL.

Aquí encontraremos todas las opciones para la configuración personal de los componentes de la organización, detalles de nuestra empresa, etc.

2. USUARIOS Y CONTROL.

Nos permite la configuración de usuarios, control de seguridad, valores de cumplimiento de normas y gestión del territorio.

3. CANALES DE COMUNICACIÓN.

Correo electrónico, teléfono, redes sociales, chat, etc. Es importante resaltar que todos los correos electrónicos que nos mandemos con nuestros clientes van a quedar almacenados en el sistema, de tal forma que podremos acceder a ellos de forma muy rápida y eficaz. Además, cuenta con una herramienta que confirma la recepción y apertura del correo electrónico y, en base a esto, te propone cuando es el mejor momento para contactar con tu cliente. Por último, los usuarios podrán visualizar y directamente responder estos correos desde el CRM, teniendo así todo al alcance de unos pocos clics.

4. PERSONALIZACIÓN.

Módulos y campos (hay mas de 500 campos disponibles distintos), plantillas (podemos automatizar su envío a los usuarios), personalización de copias, etc.

5. AUTOMATIZACIÓN.

Cualquier acción que se realice en el sistema puede automatizar un flujo de trabajo.

6. ADMINISTRACIÓN DE DATOS.

Nos permite importar y exportar desde Excel, hacer copias de seguridad de los datos, etc.

7. ESPACIO DEL DESARROLLADOR.

API (interfaz de programación de aplicaciones), widgets, variables de CRM y formularios web, entre otras.

PASO 6: USO DE LOS MÓDULOS DE NAVEGACIÓN

Los encontramos en la zona superior de la interfaz. El sistema en todo momento nos presenta acciones para llevar a cabo, tareas pendientes y todos los datos que, previa configuración, nos interesen. Otro punto fuerte es que, dentro del sistema, puedes comunicarte con los usuarios y dejarles notas, datos adjuntos, tareas pendientes, actividades relacionadas con los clientes y un largo etcétera. Todo esto facilitará enormemente las comunicaciones internas de la empresa. Por último, podremos gestionar campañas comerciales y, además, ver el resultado del cliente contra estas, si les ha interesado o no, si les gustan nuestras newsletters, etc.

OPORTUNIDADES DE NEGOCIO, EL CORAZÓN DE ZOHO CRM

En el módulo de navegación de contactos, dentro de la sección de cuentas, se encuentra uno de los puntos clave de CRM y de toda empresa: las oportunidades de negocio. En este apartado podremos filtrar las oportunidades favoritas, especificar criterios, casos que queremos ver, etc. Haciendo esto, el sistema nos devolverá la información de todas las oportunidades que cumplen estos requisitos, lo que supondrá una ayuda enorme para preparar ventas, planificar, analizar, etc. Como ves, Zoho CRM trabaja de la manera más potente y eficaz para ti y tu empresa, siendo una herramienta más que aconsejable y completa para tu negocio. Esperamos que esta guía te haya sido de gran utilidad para empezar la puesta a punto del mejor CRM del mercado. ¿Quieres probarlo? ¡Te ayudamos a implementarlo! ¡Contáctanos aquí! ¿Quieres estar al día de las últimas novedades acerca de cómo mejorar los procesos de trabajo de tu empresa? Descubre nuestro perfil de LinkedIn.