¿CÓMO FUNCIONA ZOHO PROJECTS? PRIMEROS PASOS
Zoho Projects es una herramienta de gestión de proyectos muy eficaz con la que podrás realizar una planificación y seguimiento completo en todo momento a través de informes de trabajo diario, administración de usuarios asignados y mucho más.
Con él, podrás optimizar el tiempo y ser más eficiente con los recursos de tu empresa.
Además, esta potente herramienta de Zoho pone en contacto a todas las personas implicadas en el proyecto para compartir todos los procesos necesarios y poder, así, ayudarlas a terminarlo de manera armoniosa y satisfactoria.
No te pierdas, en nuestro post de hoy, todo lo que esta aplicación puede hacer por ti y por tu empresa.
¡Allá vamos!
- GESTIÓN DE TAREAS Y PERSONALIZACIÓN.
Al entrar en la aplicación, en la interfaz principal, veremos la pantalla de reporte de todos nuestros proyectos, tareas, informes, horas de reporte, etc. Es muy visual e intuitiva, lo que facilita mucho la navegación por sus diferentes apartados.
También podremos visualizar todos los proyectos de la empresa, agruparlo por tipos, etc. Toda esta información se puede filtrar por la que sea de nuestro interés y personalizar para ver lo que necesitemos con el panel de personalización que encontraremos a la izquierda.
- PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN DE PROYECTOS.
Zoho Projects te permite crear hitos, listas de tareas y subtareas, estableciendo las dependencias entre ellas.
También puedes crear tareas recurrentes de forma diaria, semanal o mensual.
Además, podrás hacer hojas de horas, facturas, informes de gastos inherentes al proyecto, especificar problemas que hayan podido surgir y asignar quienes de nuestros usuarios van a poder ver y participar en el proyecto.
- COLABORACIÓN EN EQUIPO.
Uno de los puntos fuertes de Zoho Projects es que dispone de un chat con el que podremos conversar, en tiempo real, con los miembros de nuestro equipo, lo que facilitará enormemente todo el trabajo.
Por otro lado, todas las actividades que se realicen se notificarán a los usuarios involucrados en el proyecto.
Al personalizar el sito, podremos elegir las notificaciones que queremos recibir, poner fechas y horarios de trabajo (para planificación de horas dentro del proyecto), crear plantillas de tareas o de proyecto (nos facilita el registro de cada uno de ellos) o crear una plantilla nosotros mismos.
- AUTOMATIZACIÓN.
Con este software, podemos crear “Bluprints” o flujos de trabajo, que podremos dejar programados para que los sigan (o los aprueben si es necesario) los miembros del equipo.
Por cada proyecto, dispondremos de información detallada del estado de las tareas, rentabilidad, trabajos vencidos, informes por miembro del equipo, eventos próximos, etc.
Todo esto nos ayudará a administrar el tiempo de la manera más eficiente.
- GRÁFICOS, INFORMES Y CALENDARIO.
En el apartado de “proyectos”, podremos visualizar una tabla general de los mismos, con gráficos que nos muestran porcentajes de tareas completadas o acontecimientos importantes, fechas de inicio y fin del proyecto, etc. Todo es configurable en base a nuestras necesidades.
Con los gráficos de Gantt, tendremos una visión global de todas las tareas, horas invertidas en cada proyecto, tareas asignadas a los trabajadores, etc. En resumen, podremos ver de forma lineal la interdependencia de las actividades.
Por otro lado, esta herramienta nos permite la creación de plantillas de informes de trabajo detallados en muy poco tiempo.
Por último, Zoho Projects cuenta con un calendario donde podremos registrar todas las actividades, tareas o eventos, todo a golpe de vista. Además, en él se pueden organizar reuniones, así como enviar recordatorios para una reunión o notificaciones referentes a la misma de manera automática.
- GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
Este software nos permite compartir archivos con los usuarios de un proyecto, tanto trabajadores como colaboradores o clientes. Además, podremos visualizar, importar, descargar o almacenar cualquier tipo de archivo para tener todo al alcance de la mano.
- APLICACIÓN MÓVIL PARA iOS Y ANDROID.
Por último, Zoho Projects tiene una aplicación para el móvil en la que vamos a tener una vista rápida de los proyectos, tareas asignadas y/o atrasadas, escribir comentarios, registrar nuestras horas de trabajo y mucho más, en cualquier momento y lugar.
Como ves, Zoho Projects es un completísimo software de gestión de proyectos que, si quieres, puede trabajar para ti y hacer mucho por tu empresa. No lo pienses más y empieza a gestionar los proyectos de tu empresa con Zoho Projects.
¡Contáctanos aquí para más información!
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