El proceso de aprobación empresarial es algo común a todas las empresas, igual que las reuniones o los email. Este proceso afecta de forma transversal a la empresa y es necesario para validar documentos, productos, contenido, campañas de marketing, solicitudes de compra. Si él, la garantía de calidad fijada podría no cumplirse. Además, un proceso de aprobación poco eficiente puede lastrar el ritmo del trabajo e incluso la consecución del mismo. La espera de una respuesta a las solicitudes supone un impedimento para ser productivo para el 49% de los trabajadores. Pero…
¿Qué es el proceso de aprobación empresarial?
El proceso de aprobación empresarial permite automatizar el proceso aprobatorio cuando se actualizan o crean datos en un CRM. Así, una vez aprobados o no los registros, se iniciarían las acciones automatizadas.
Con un proceso de aprobación empresarial definido podrás saber en qué punto se encuentra el proyecto, así como ofrecer visibilidad a los demás implicados sobre el estado actual de la solicitud. De esta manera, se reducen tiempos de espera y se eliminan comunicaciones innecesarias.
Gestionar decisiones
La gestión de decisiones tiene como objetivo diseñar, construir y mantener sistemas que producen decisiones estructuradas o programadas. Estas están pensadas para responder ante problemas recurrentes y ser tomadas de forma optimizada. Por medio de datos previos obtenidos por medio del BPM es posible prever situaciones y estructurar decisiones ágiles, efectivas y precisas.
AuraQuantic incorpora distintas compuertas que permiten redirigir el flujo del proceso en función de que se cumplan una serie de condiciones. Estas pueden permitir una (convergentes) o varias salidas (divergentes) y aplicar los operadores lógicos XOR, OR, y AND.
Un ejemplo de proceso de aprobación empresarial
Un ejemplo de proceso de aprobación empresarial aplicado es la opción de aprobación de transacciones de Zoho Books, Este software financiero de Zoho permite la configuración de flujos de aprobación. Con la función de aprobación habilitada, podemos crear un flujo de trabajo mediante el cual los empleados tras crear las transacciones las enviaran al usuario asignado para su aprobación.
Ventajas de implementar la aprobación de transacciones en Zoho Books
Mayor Exactitud: Las reglas propician un flujo de trabajo de doble verificación que hace mucho más improbable que transacciones incorrectas puedan llegar a ser enviadas.
Mayor Eficiencia: El proceso de aprobación está completamente automatizado, no es necesario cruzar mails o llamadas entre el creador y el supervisor. Zoho Books envía automáticamente al administrador una notificación indicándole la tarea.
Mayor Productividad: El flujo de trabajo queda completamente estandarizado y el protocolo definido, de manera que la emisión y validación de documentos se lleva a cabo sin interrupciones ni pausas innecesarias.
Estos beneficios se extienden a otras herramientas capaces de estandarizar y automatizar los procesos de aprobación. ¿Quieres descubrir otras? ¡No dudes en contactarnos!
¿Cómo diseñar un proceso de aprobación? Pasos
1. Describir la lógica de los procesos de aprobación relevantes para tu empresa
Detalla las tareas y las condiciones o reglas necesarias para que el proceso de aprobación progrese.
2. Definir roles y responsables
Identifica a los trabajadores implicados en la ejecución de cada tarea individual, así como a los responsables de validad y autorizar cada paso.
3. Automatizar tareas manuales
Suprime el trabajo humano innecesario gracias a la programación de aprobaciones y rechazos automatizados o a la derivación de solicitudes entre supervisores y departamentos según sus propias reglas de negocio.
4. Optimizar procesos de aprobación
Con Zoho y AuraQuantic podrás diseñar, probar e implementar procesos de aprobación a través de plantillas predefinidas o soluciones a medida.
¡Comienza a construir tu propia realidad empresarial con nosotros!
