Si estás pensando en cómo planificar y gestionar varios proyectos de manera sencilla y segura no dudes en probar Zoho Projects, el mejor software de gestión de proyectos para cualquier empresa.
Zoho Projects es un software de gestión de proyectos basado en la nube, el cual te ayuda a planificar tus proyectos, realizar un seguimiento del trabajo de manera eficiente y la posibilidad de colaborar con tu equipo allá donde vaya.
Funciones de Zoho Project
Gestión de tareas
Podrás administrar proyectos simples y complejos dividiéndolos en hitos, listas de tareas, tareas y subtareas.
- Tareas: podrás asignar tareas a los usuarios, establecer horas de trabajo y realizar un seguimiento de las mismas a medida que se terminen. Podrás establecer prioridades, agregar recordatorios y habilitar la opción de recurrencia. Puedes desglosar las tareas complicadas en subtareas y registrar el tiempo dedicado a cada tarea con plantillas de horas trabajadas o temporizadores.
- Hitos: un hito es un punto de progreso importante en la línea de tiempo de tu proyecto que tiene que pasar a medidas que avanzas por la línea de tiempo. Puedes dar una fecha de inicio y finalización de un hito y asignar a alguien que sea el responsable de su finalización.
- Kanban: el panel Kanban te ayuda a organizar tus tareas como tarjetas en diferentes columnas. Las columnas se basan en distintos criterios de tareas, como, por ejemplo, por porcentaje de finalización o prioridad. Podrás arrastrar y soltar las tareas entre las columnas para actualizar su estado.
- Diagrama de Gantt: podrás tener una ilustración de proyecto más sencilla mediante la posibilidad de editar, establecer dependencias de tareas, ajustar las fechas de inicio y fin, y realizar un seguimiento del avance de proyecto en un solo vistazo.
- Dependencias: crea relaciones entre las tareas para establecer el orden en que se deben llevar a cabo.
- Calendario: observa todos los elementos de trabajo en un solo lugar para saber qué está planificado para la próxima semana o mes.
Automatización de tareas
Con Blueprints podrás automatizar diversas tareas como requerir aprobación en diferentes etapas de personas específicas o precisar el envío de notificaciones.
- Visualiza y diseña flujos de trabajo mediante la función de arrastrar y soltar. Configura los estados de las tareas, identifica a las personas responsables de cada etapa y asegúrate de que siempre se siga el proceso correcto.
- Conéctate con las personas adecuadas, elige quién se encarga de cada tarea en una etapa en particular y especifica quién está autorizado para utilizar una transición.
- Automatiza tus acciones configurando el envío de notificaciones por correo electrónico o crea campos obligatorios que se deben de actualizar para que la transición avance.
Por qué necesitas blueprints
- Haz lo que más te gusta automatizando las tareas más tediosas y realizando las tareas más gratificantes.
- Sigue el proceso correcto de los flujos de trabajo.
- Reduce las demoras en los proyectos mediante la automatización de las notificaciones y las alertas por correo electrónico.
- Obtén las aprobaciones correctas estableciendo un propietario de transición, así solo la persona responsable designada puede hacer que una tarea pase de un estado a otro.
Seguimiento del tiempo
Registra las horas de trabajo a través del software de seguimiento del tiempo de los empleados con la ayuda de plantillas de horas trabajadas y cronómetros de tareas.
- Fácil facturación, con la integración en Zoho Books o Zoho Invoice podrás registrar tus gastos, establecer un presupuesto para tu proyecto y convertir plantillas de horas trabajadas en facturas para la nómina y la facturación el cliente.
- Informes integrales que te brindan una visión precisa del tiempo dedicado en cada proyecto, además del tiempo dedicado por cada miembro de tu equipo.
- Mejora las estimaciones de tiempo y calcula el progreso de tu equipo comparando el tiempo planificado con el tiempo real utilizado.
Por qué realizar un seguimiento del tiempo con Zoho Projects
- Mejora la productividad identificando en qué empleas tu tiempo y qué tareas son las que consumen más tiempo.
- Aumenta la rentabilidad midiendo tu tiempo mediante un software de seguimiento del tiempo en línea.
- Aprovecha una mayor transparencia agregando clientes al proyecto y facilitándoles la información necesaria.
- Gestiona equipos globales utilizando un software de tiempo y asistencia para ver cómo se desempeña cada miembro de tu equipo.
Gráficos e informes
Utiliza varios tipos de gráficos para planificar fácilmente sus proyectos y gestionar su equipo, haga un seguimiento preciso del progreso del proyecto con informes detallados y obtenga información detallada de cómo se está avanzando el trabajo.
- Diagramas de Gantt: crea dependencias entre las tareas relacionadas, vuelva a programar las tareas fácilmente y realiza un seguimiento del progreso de cerca.
- Tabla de utilización de recursos: te ayudará a gestionar la carga de trabajo de tu equipo mediante la distribución uniforme del trabajo entre los miembros del equipo.
- Informes: analiza de forma sencilla tus datos con la ayuda de informes básicos y avanzados y obtén información detallada acerca de tu proyecto, elementos de trabajo y plantillas de horas trabajadas.
- Integración de Zoho Analytics con el que podrás obtener más de 50 gráficos e informes adicionales.
Flujo de trabajo y seguimiento de problemas
Registra los problemas o errores en tu proyecto para que puedas hacerles un seguimiento y corregirlos lo antes posible. Crea vistas personalizadas para los problemas según tus necesidades y obtén informes detallados en su progreso.
- Gestión de problemas agregándolos de forma manual, importando errores desde otro software de seguimiento de problemas o exportándolos a través de una hoja de cálculo.
- Automatización de las alertas para notificar a los usuarios indicados cuando se creen o actualicen problemas.
- Personalización creando campos para tus problemas de acuerdo con las necesidades del proyecto, también puedes personalizar plantillas de correo electrónico para transmitir la información correcta.
- En el panel Kanban puedes ver los problemas como tarjetas ubicadas en diferentes columnas. Estas columnas se basan en diferentes estados de problemas, como la gravedad o la clasificación.
- Mantén a tus clientes informados de lo que está sucediendo con los problemas y asegúrate de que tus garantías nunca se rompan estableciendo escalamientos que notifique a todo el mundo con suficiente anticipación.
Colaboración en equipo
Trabaja junto a tu equipo desde cualquier sitio con la herramienta de colaboración en línea.
- Obtén actualizaciones rápidas del proyecto dentro de una fuente interactiva con la herramienta de colaboración de Zoho para que no te pierdas en ningún momento lo que está sucediendo.
- Los equipos pueden crear salas de chat personales o grupales para tomar decisiones de forma conjunta.
- Mantén discusiones detalladas y publicaciones más largas en los foros. Los foros son una forma excelente de dedicar menos tiempo a las reuniones mientras el equipo se mantiene informado.
- Crea un repositorio de información para su proyecto mediante páginas, para que cualquiera se pueda poner al día y comience a contribuir.
- Puedes crear y compartir todo tipo de archivos, colaborar a través de documentos y hojas de cálculo, y crear presentaciones atractivas.
Estas son todas las características de Zoho Projects, si quieres conocer más sobre Zoho Projects y el resto de aplicaciones que posee, no dudes en visitar su página web.
Si quieres que estudiemos tu caso y hagamos una solución 100% adaptada a ti, no dudes en contactarnos a través de nuestra página web. ¡Gracias por leernos!