Organizar documentos es una tarea, a veces, un poco tediosa, sobre todo si estos documentos se organizan de forma física, es decir, en papel. La digitalización de la gestión documental ha hecho que sea mucho más sencillo, mejor organizado y sin tener que tener los archivos en papel.

El aumento de la cantidad de información generada por las empresas ha generado que surjan nuevos sistemas para recopilar los documentos de forma ágil y ordenada, para ello ha nacido la gestión documental inteligente.

Gracias a la plataforma low-code de AuraQuantic, podrás conseguir numerosos beneficios para tu empresa, como el aumento de la productividad o el ahorro de costes.

¿En qué consiste la gestión documental?

Básicamente es un conjunto de prácticas y procedimientos que se utilizan dentro de la administración de archivos dentro de una organización cuyo fin es organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de la forma más eficiente posible.

El fin de tener un sistema de gestión documental se basa en:

  • Coordinar y controlar actividades específicas que tengan impacto en la creación, recepción, ubicación, acceso y conservación de los documentos.
  • Guardar y recuperar la documentación que se va generando de manera eficaz.
  • Promover el buen funcionamiento de la organización y que se cumpla la legislación vigente, teniendo en cuenta la gobernanza de datos, recogida en la Ley 4. Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).
  • Tener centralizada la documentación y asegurar que todos los empleados autorizados puedan acceder a ella de manera sencilla.

Funciones del software de gestión documental de AuraQuantic

El sistema de gestión documental de AuraQuantic no funciona como una aplicación independiente, sino que esta va acompañada de un gestor de flujos de procesos, el cual permite tener a los documentos funciones extra, dotándoles así de un mayor dinamismo. Básicamente te permite que el documento realice acciones automáticas por sí mismo. Además de ser un sistema con capacidad de almacenamiento ilimitada, también te permite:

  • Capturar documentos sin importar la fuente.
  • Integrarse con los diferentes sistemas que existen en AuraQuantic.
  • Introducir de manera automática los datos y tener almacenamientos duraderos.
  • Crear automáticamente y administrar copias de seguridad.
  • Controlar la aprobación de los documentos, establecer plantillas base y definir los datos que va a contener cada archivo.
  • Recibir alertas sobre cualquier problema que surja con algún archivo.
  • Crear y tener diferentes vistas de la biblioteca para poder consultar rápida y fácilmente los documentos de diferentes formas posibles. Se podrán determinar el número de columnas que aparecerán y en qué orden aparecerán los archivos.
  • Integrar los procesos para que los documentos y archivos aparezcan automáticamente cuando sea necesario.
  • Poder tener resultados de búsqueda instantáneos y encontrar rápidamente el archivo que se está buscando.

Además, la gestión documental de esta plataforma Low-Code también incluye AuraQuantic File System, el cual permite gestionar todos los documentos de tu empresa de forma integrada y global, ayudando a mejorar el rendimiento de tu empresa con grandes volúmenes de datos.

También incluye diferentes tipos de firmas digitales, con las cuales podrás mandar desde cualquier sitio algún documento sin que estos puedan perder información o ser modificados.

Beneficios de la gestión documental inteligente de AuraQuantic

Con AuraQuantic conseguirás que tus documentos estén bajo control. Algunos de los beneficios que AuraQuantic puede aportar a su empresa son:

  • Información centralizada en un solo lugar: con la gestión de documentos de AuraQuantic podrás, tanto tú como el resto de empleados, crear, gestionar o modificar cualquier documento desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Cumplimiento de las normativas de seguridad: con este sistema de gestión documental obtendrás una elevada seguridad tanto para sus dispositivos como para sus archivos.

En caso de que se produzca algún ciberataque, al quedar los archivos guardados en la nube se podrían recuperar sin ningún problema.

También se garantiza el cumplimiento de normas como la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).

  • Ahorro de costes: con AuraQuantic ahorrarás una gran cantidad de costes.

El sistema de gestión documental viene integrado en el precio, por lo que no le será necesario adquirir otro sistema de gestión documental.

Se reducen gastos en papel al estar todos los documentos digitalizados en la nube.

  • Aumento de la productividad: gracias a este sistema podrás mejorar la eficacia y la rapidez a la hora de buscar y recuperar archivos mejorando así la productividad.

Mejora de los tiempos de búsqueda de archivos, además de tener un acceso seguro a los mismos.

  • Mayor estructuración de los datos: se pueden establecer diferentes criterios según la empresa, que permitan estructurar los archivos y localizarlos de forma rápida.
  • Trabajo en equipo y movilidad: debido a las continuas mejoras tecnológicas y a la irrupción de la pandemia del covid-19 en nuestra sociedad, las empresas se han ido adaptando al teletrabajo, siendo ya una realidad en muchas de ellas.

Gracias a la gestión documental inteligente todos los miembros de tu empresa pueden estar conectados a la vez y en cualquier momento y lugar, pudiendo acceder a cualquier documento desde cualquier dispositivo y lugar.

Posibles síntomas de que tu empresa necesita utilizar la gestión documental inteligente

Debido a la transformación digital cada vez se están digitalizando cada vez más los documentos, pero aún se siguen utilizando ciertas acciones que ralentizan los procesos, disminuyen la productividad laboral y aumentan el tiempo de espera de los clientes. Algunos de los síntomas pueden ser:

  • Continuo y excesivo uso del papel en facturas, tickets, nóminas, etc.
  • Elevada cantidad de documentos duplicados.
  • Hojas de Excel complejas y no se conoce quien ha sido el último en modificarlas.
  • Documentación descentralizada que genera la necesidad de obtener más copias.
  • Malgasto de tiempo buscando documentos de forma física.

Todas estas acciones podrían ser digitalizadas, evitando así el uso excesivo de papel, deterioros de los documentos, pérdida de espacio por las elevadas cantidades de documentos almacenados de forma física, búsqueda lenta del documento específico que quieres, mayor posibilidad de perder información valiosa, etc.

Como has podido comprobar, AuraQuantic cuenta con un sistema de gestión documental el cual hará que tu empresa ahorre una gran cantidad de costes en almacenaje y creación de documentos, además de monetarios como de tiempo.

Si quieres saber más sobre AuraQuantic y todas las integraciones que puedes encontrar en su plataforma, no dudes en visitar su página web.

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